Самозанятые в 2025: как бизнесу работать с фрилансерами и не попасть под штрафы. Пошаговый гайд от финтех-экспертов

Фриланс, удалёнка и гибкие контракты — это новая реальность. Удобно, быстро, выгодно: подключаете специалиста под конкретную задачу, не раздувая штат. 

Но есть нюанс: достаточно одной ошибки в оформлении — и налоговая доначислит вам сотни тысяч рублей штрафов, НДФЛ и страховых взносов.

Мы в Брейндок помогаем бизнесу автоматизировать работу с внештатниками — и знаем, бизнес ошибается чаще всего. Делимся практическим гайдом: как в 2025 году работать с самозанятыми так, чтобы спать спокойно и не терять деньги.

Кто такой самозанятый и почему бизнесу это выгодно в 2025 году

Самозанятый — это физлицо или ИП, зарегистрированное в режиме налога на профессиональный доход (НПД). Он работает сам на себя, не имеет работодателя и платит сниженный налог:

• 4% — если получает деньги от физлиц
• 6% — от юрлиц и ИП

Почему бизнесу выгодно работать с самозанятыми в 2025 году:

• Экономия до 43% по сравнению с наймом сотрудника (нет взносов, НДФЛ, отпускных и больничных).
• Налоги платит сам самозанятый — 4 или 6%
• Минимум кадрового учета: не нужен табель, больничные и трудовая книжка
• Доступ к тысячам специалистов по всей России: дизайнеры, IT, курьеры, маркетологи.

Факт: по данным ФНС, на 2025 год в России зарегистрировано более 12 млн самозанятых.

5 типичных ошибок бизнеса при работе с самозанятыми, за которые штрафует ФНС

Мы изучили сотни кейсов клиентов и выявили, что 8 из 10 компаний допускают хотя бы одну из этих ошибок:

1. Не проверяют статус самозанятого

Исполнитель мог сняться с НПД или превысить лимит (2,4 млн ₽ в год). Если вы этого не заметите — налоговая доначислит вам НДФЛ и взносы.

👉 Хотите проверять статусы исполнителей автоматически? Попробуйте сервис Брейндок бесплатно →  Брейндок 

2. Заключают «трудовые» договоры

Формулировки вроде «зарплата», «должность», «график работы» — признаки трудовых отношений. Даже если вы подписали договор «об услугах», ФНС может переквалифицировать его в трудовой.

3. Не требуют чеки

Чек от самозанятого – это основной документ, который подтверждает ваши расходы. Без него вы не сможете обосновать расход в налоговом учете. А значит — заплатите больше.

4. Работают без договора

В случае спора (например, по качеству или срокам услуг) будет очень сложно доказать, о чем вы договаривались с самозанятым и кто кому что должен.

5. Путают самозанятых с ИП на других режимах или ООО

Самозанятые не платят НДС и не обязаны выставлять счета-фактуры. Если ваша бухгалтерия требует у него счет-фактуру — это ошибка, которая может стоить вычета по НДС и вопросов от налоговой.

Как правильно оформить работу с самозанятыми: пошаговая инструкция на 2025 год

Шаг 1. Проверьте статус самозанятого

Запросите ИНН самозанятого и проверьте его статус через сервис ФНС. Это бесплатно и занимает меньше минуты. Делать это нужно перед подписанием договора и каждой выплатой.

Шаг 2: Подпишите грамотный договор

Тип договора: оказание услуг, выполнение работ или агентский договор.

Что важно указать в договоре:

• Описание услуги и результата: Четко опишите, что должен выполнить самозанятый, какой результат вы ожидаете (например, «разработка дизайна 3-х баннеров для соцсетей согласно ТЗ», а не «работа дизайнером»).
• Сроки выполнения.
• Сумма и сроки оплаты (например, «вознаграждение составляет X рублей и выплачивается в течение Y дней после подписания Акта»).
• Обязанность самозанятого передавать чек после каждой оплаты.
• Упоминание, что исполнитель — самозанятый на НПД.
• Условия, которые подчеркивают гражданско-правовой характер отношений (исполнитель работает самостоятельно, не подчиняется трудовому распорядку заказчика и т.д.).

Что нельзя указывать в договоре:

• График работы (например, «с 9 до 18»).
• Условия об отпусках, больничных, регулярных премиях.
• Подчинение внутреннему трукдовому распорядку.

Шаг 3. Получайте и храните чеки

После каждой оплаты исполнитель должен сформировать чек в приложении «Мой налог» и отправить его вам. Этот чек – ваш главный документ для подтверждения расходов. Без этого вы рискуете не подтвердить расходы.

Какие документы нужны от самозанятого

• Справка о постановке на учет в качестве плательщика НПД. Запросите ее перед заключением договора, чтобы убедиться в его статусе.
• Договор ГПХ. Документ, фиксирующий условия сотрудничества.
• Чек после каждой оплаты. Без него выплата не считается расходом для налоговой.
• Акт выполненных работ/оказанных услуг. Хотя для самозанятых он не всегда обязателен по закону (если иное не прописано в договоре), мы в Брейндок очень рекомендуем его составлять. Акт подробно описывает, какие услуги были оказаны и приняты, и служит дополнительным подтверждением сделки.

Копию паспорта самозанятого можно запросить для проверки личности.

Как автоматизировать работу с самозанятыми?

Ручной документооборот — это риск и боль. Особенно если у вас десятки подрядчиков.

Сервис по работе с исполнителями Брейндок решает это за вас:

• проверяет статус исполнителя в ФНС перед каждой оплатой;
• помогает быстро сформировать договор в конструкторе;
• автоматически собирает чеки после оплаты;
• проводит выплаты любому количеству исполнителей в пару кликов
• формирует закрывающие документы;
• хранит все важные документы в едином личном кабинете.

Попробовать Брейндок бесплатно

Какие налоги платит самозанятый, а какие — компания

• Самозанятый: Сам платит за себя налог на профессиональный доход (НПД) — 4% с поступлений от физлиц или 6% с поступлений от юрлиц и ИП.
• Компания-заказчик: не платит за самозанятого НДФЛ и страховые взносы. Не подает за него отчетность в налоговую и фонды.

Это экономит бизнесу до 43% расходов на каждого исполнителя по сравнению с оформлением в штат.

Как не попасть под переквалификацию в трудовые отношения

ФНС внимательно следит, чтобы под видом самозанятости не скрывались обычные трудовые отношения. Вот «красные флаги», на которые обращает внимание налоговая:

🚩 Ежемесячные фиксированные выплаты, не привязанные к конкретному результату (похоже на зарплату).

🚩 Требование соблюдать график компании, находиться в офисе полный день.

🚩 Если самозанятый выполняет задачи так же, как штатный сотрудник, подчиняется внутренним правилам, использует оборудование компании.

🚩 Если у исполнителя только один заказчик (вы) на протяжении долгого времени (это косвенный признак, но в совокупности с другими может вызвать вопросы).

🚩 Предоставление отпусков, больничных, премий.

🚩 Массовый перевод штатных сотрудников в самозанятые с сохранением тех же функций.

Если ФНС докажет подмену, компании доначислят НДФЛ, страховые взносы, пени и выпишут штраф. Суммы могут быть значительными.

Часто задают: а можно…

…работать с самозанятыми по агентскому договору?
Да. Главное, чтобы из договора четко следовала суть агентских отношений (например, поиск клиентов за вознаграждение) и не было признаков трудового договора.

…если самозанятый покупает товар у нас?
Да, это обычная сделка купли-продажи. Оформляется отдельно от договора на его услуги вам. Он просто выступает как ваш клиент.

…платить самозанятому, если он не ИП и у него нет расчетного счета?
Да. Самозанятый — это физлицо, вы можете перевести оплату на личную карту. Но чек обязателен.

Чек-лист для безопасной работы с самозанятыми

☑ Проверить статус самозанятого перед каждой оплатой

☑ Заключать договор без трудовых формулировок

☑ Получать чек после каждой оплаты

☑ Хранить документы (договоры, акты, чеки) не менее 5 лет

☑ Контролируем, чтобы работа не выглядела как трудовые отношения

Вывод: работать с самозанятыми — выгодно, но только если всё оформлено правильно

Самозанятые — это гибкость, экономия и доступ к тысячам профессионалов по всей стране. Но за удобством не стоит забывать о рисках: один формальный «лишний» пункт в договоре — и ФНС может расценить сотрудничество как трудовые отношения.Если хотите безопасно масштабировать работу с внештатниками — автоматизируйте процессы. Брейндок поможет вам выстроить прозрачную, законную и удобную работу с самозанятыми: от проверки статуса до чеков и выплат в один клик.