Гид по чеку: всё о главном документе самозанятого

Работаете с самозанятыми? Один пропущенный чек может стоить вам вычета расходов и привлечь внимание налоговой. 

Ответы на главные вопросы по чекам самозанятого — в этой статье.

Что такое чек самозанятого и почему без него нельзя

Чек самозанятого (чек НПД) — это официальный документ, который формируется в приложении «Мой налог». Он подтверждает две вещи:

• Для налоговой: Самозанятый получил доход и зафиксировал его. С этой суммы будет рассчитан налог (4% при работе с физлицами, 6% — с юрлицами и ИП).
• Для бизнеса: Вы официально оплатили услугу или товар именно самозанятому. Этот чек — ваше основание для учета расходов.

Если по-простому: чек — аналог кассового чека для самозанятого. Он обязателен даже за разовую услугу на 300 рублей.

Когда формировать чек самозанятому

Здесь всё строго по закону:

• Оплата наличными или картой (в момент расчета): Чек формируется и передается клиенту в момент расчета. Сразу же.
• Безналичная оплата (перевод на счет/карту): Чек должен быть сформирован и передан клиенту не позднее 9-го числа месяца, следующего за месяцем оплаты.

Совет: настоятельно рекомендуйте исполнителям формировать чек сразу после поступления денег на их счет. Это лучшая практика, которая избавляет от путаницы и ожидания.

Обязан ли самозанятый выдавать чеки

Чек нужен всегда. Независимо от того, платите вы, физлицо или ООО, оформили договор или нет.

Если самозанятый не оформляет чек — это нарушение закона. Его могут оштрафовать, а при систематических нарушениях — лишить статуса.

Как самозанятому сформировать чек за 2 минуты: пошагово

В приложении «Мой налог» чек формируется в несколько кликов:

1. Откройте приложение и выберите «Новая продажа».
2. Введите описание услуги или товара.
3. Укажите сумму платежа.
4. Выберите тип клиента (физлицо или юрлицо).
5. Если клиент — компания, обязательно добавьте ИНН.
6. Нажмите «Сформировать чек».

Готово! Информация моментально уходит в налоговую, а вам остаётся лишь отправить чек клиенту — в мессенджере или на почту.

Как самозанятому передать чек бизнесу?

Выберите любой из этих способов:

• Отправить на email.
• Прислать в мессенджер (ссылкой или файлом).
• Прикрепить в системе электронного документооборота (если используете).
• Интегрировать через специальные платформы для расчетов с внештатниками.

Как бизнесу получать чеки без ручного контроля

Проблема на практике: самозанятый забывает отправить чек. Или присылает на почту через два дня. Или вообще теряется. Чтобы не заниматься ручной сверкой, бизнесу важно автоматизировать процесс.

Если ваш исполнитель подключён к сервису Брейндок — чека ждать не нужно. Система автоматически подтягивает чек из «Мой налог» в тот же день. Никакой ручной пересылки или напоминаний подрядчику. Всё сохраняется в одном месте, вы в любой момент можете выгрузить все документы.

Попробовать Брейндок бесплатно: https://clck.ru/3LWYGp 

Что делать, если в чеке ошибка

Бывает, что самозанятый указал не ту сумму или описал не ту услугу. Чек можно аннулировать. Это делается также в приложении «Мой налог»:

• Найти нужный чек в истории операций.
• Открыть его и нажать «Аннулировать».
• Указать причину аннуляции («Чек сформирован ошибочно» или «Возврат средств»).
• После аннуляции налог по этому чеку будет пересчитан. Если нужно, можно сразу сформировать новый чек. Бизнесу важно проследить, чтобы ошибочный чек был аннулирован, а корректный — предоставлен.

Чеки для физлиц и юрлиц: разница

Клиент	Особенности
Физическое лицо	Не требуется ИНН, отправка — в любом виде
Юридическое лицо	Обязательно указать ИНН

Важно: если ИНН не указан, компания не сможет принять чек в расходы. Это влияет на налоговую отчётность.

Чек формируется до или после оплаты?

Только после оплаты. Сначала деньги, потом чек. Иначе вы нарушите закон. Если случайно сформировали чек заранее, отмените его и сделайте новый после того, как получите деньги.

Что будет, если не выдать чек

Невыдача чека — это риск в первую очередь для самого самозанятого:

• Штраф от налоговой: За первое нарушение — 20% от суммы, на которую не выдан чек. За повторное в течение 6 месяцев — 100% от суммы.
• Потеря статуса: При систематических нарушениях налоговая может лишить статуса самозанятого.

Есть серьезные риски и для бизнеса:

• Невозможность учесть расходы: Нет чека с вашим ИНН — нет подтверждения расходов. Это грозит доначислением налога на прибыль или УСН.
• Риск переквалификации отношений в трудовые: Если выплаты есть, а подтверждающих документов от самозанятого (чеков, актов) нет или они оформлены некорректно, это может стать одним из аргументов для ФНС или трудовой инспекции в пользу наличия трудовых отношений со всеми вытекающими последствиями (доначисление НДФЛ, взносов, штрафы).

Часто задаваемые вопросы

Чек НПД — что это?
Официальный фискальный документ, подтверждающий доход самозанятого и оплату от клиента. Формируется в приложении «Мой налог».

Кто обязан выдавать чек самозанятого?
Любой самозанятый, получивший оплату за свои товары или услуги.

Обязан ли самозанятый выдавать чек?
Да, каждому клиенту и всегда.

Когда формировать чек?
При наличной/карточной оплате — в момент расчета. При безналичной — не позднее 9-го числа следующего месяца (но для бизнеса лучше требовать сразу после оплаты).

Итог: почему чек — это важно

Чек самозанятого — ключевой инструмент, который защищает и исполнителя, и заказчика.

Помните ключевые правила:

1. Чек обязателен на каждую оплату.
2. Сроки формирования критичны (особенно при работе с юрлицами — требуйте чек оперативно).
3. При работе с бизнесом в чеке обязательно должен быть ваш ИНН и наименование.
4. Храните чеки так же бережно, как договоры и акты.